Comment bien choisir la superficie de son lieu événementiel ?

Pour créer un évènement inoubliable, le choix de la salle est un élément déterminant car celle-ci fixe le cadre et permet de réussir un évènement parfait. Il est indispensable de trouver l’endroit  le mieux adapté au nombre de participants, au type d’évènement, aux objectifs mais aussi au budget de l’organisateur.

Choisir une salle évènementielle

Qu’il s’agisse d’un évènement professionnel ou privé, il est important de choisir la salle en fonction de la typologie de l’évènement et du nombre de participants. Ces deux éléments sont déterminants pour définir la superficie de la salle et le lieu évènementiel. Prenez également en compte la nature des activités qui sont prévues car certaines exigent davantage de place et une logistique en conséquence. Le mode de restauration est également déterminant et tout dépend s’il faut prévoir une place assise pour chaque participant ou s’il s’agit par exemple d’un buffet ou d’un cocktail dinatoire. Dans un espace trop grand, les participants se sentiront perdus et au contraire dans une salle trop petite, on risque de provoquer une impression d’oppression, de manque d’espace.

D’autres critères déterminants

Quand on a prévu d’organiser un évènement et qu’on se questionne sur le choix de la salle, sa superficie, sa capacité, il est clair que le budget alloué pour l’évènement sera un autre facteur clé. Plus le budget est conséquent, plus on pourra choisir un lieu évènementiel avec un meilleur potentiel. Il est conseillé de s’y prendre à temps, plusieurs mois à l’avance car en règle générale les meilleures salles sont souvent surbookées et réservées très longtemps à l’avance. Il est important de trouver un lieu évènement où la superficie est en adéquation avec le nombre d’invités, le budget mais aussi la durée de l’évènement. N’oubliez pas que si vous ne passez pas par un professionnel de l’évènementiel, il faudra aussi prévoir un temps pour le nettoyage afin de rendre une salle propre.

Quelques règles à retenir

En matière de choix d’un lieu évènementiel et de superficie conseillée, on peut retenir les données chiffrées suivantes : Pour une soirée dansante, comptez en moyenne 0.5 m² par personne pour disposer d’une piste de danse d’une bonne superficie. Si vous prévoyez une restauration de type buffet, il faut prévoir au minimum une table de 4 mètres de longueur pour 50 convives. Si vous avez prévu un service de restauration assis, privilégiez les tables rondes qui facilitent le passage plutôt que des tables rectangulaires ou carré qui sont généralement moins pratiques.

 

 

 

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